1 Tijd- en plaatsonafhankelijk werken op elk device
De moderne werkplek maakt het mogelijk tijd- en plaatsonafhankelijk te communiceren met medewerkers en externen. Dat is op dit moment natuurlijk relevanter dan ooit. Of je een vergadering nou aan de keukentafel bijwoont, of dat je juist even aan de drukte van die keukentafel wil ontsnappen door naar kantoor te gaan, het maakt niet uit waar je bent. Vaste werkplekken? Niet meer van deze tijd. Je kunt zelfs op een bankje in het park dat ene document nog even finetunen of dat ingewikkelde mailtje beantwoorden. Daarbij moet het uitgangspunt natuurlijk zijn dat die communicatie zo veilig mogelijk plaats vindt. Per mail, in videoconversaties en als het gaat om het delen van documenten.
2 Samenwerken aan bestanden
Een moderne werkplek maakt het ook mogelijk met anderen, gelijktijdig, documenten te raadplegen en te bewerken. Het heen en weer mailen van verschillende versies van documenten – inclusief de bijbehorende chaos – is daarmee verleden tijd. Informatie kan gedeeld worden via (beveiligde) chatberichten, of dat nu met collega’s is, klanten of derden. Daarbij is het al dan niet delen van bestanden met mensen buiten de organisatie natuurlijk een keuze.
3 Online overleggen
Plaatsonafhankelijk werken zorgt ervoor dat medewerkers zich niet meer per se fysiek in dezelfde ruimte hoeven te bevinden. Microsoft Teams maakt vergaderen via audio en video heel gemakkelijk, waarbij de presentator ook zijn of haar scherm kan delen. Als dat wenselijk is, kunnen zelfs externen uitgenodigd worden voor zo’n online bijeenkomst.
4 Data-opslag in de cloud
Bij een moderne werkplek staan zowel diensten als Exchange, Microsoft Teams, SharePoint Online en OneDrive applicaties als data in de cloud. Op deze cloudlocatie is beveiligingsbeleid, gegevensverliesbeleid en versiebeleid van toepassing. Door autorisaties goed te managen, kun je ervoor zorgen dat niet iedereen toegang heeft tot alle informatie in de cloud. Daarmee heb je controle over wie toegang heeft tot welke bestanden. Zo ga je van onbewust onveilig in de cloud naar op en top beveiligd.
5 Beheer van werkplekken, smartphones en tablets
Een moderne werkplek vraagt ook om modern beheer. Of het nu gaat om laptops, desktops, smartphones of tablets, alle apparaten kunnen zonder de tussenkomst van de medewerker geïnstalleerd worden. Bedrijfsdata op alle apparaten kunnen op initiatief van de organisatie gewist worden zonder dat apparaten daarbij fysiek op de kantoorlocatie aanwezig zijn. Dankzij slimme autorisaties kunnen medewerkers niet bij elkaars documenten, ook niet als ze apparaten uitwisselen. Natuurlijk kan een organisatie er zelfs voor kiezen om mobiele apparaten geen toegang te geven tot bedrijfsdata.
6 Wachtwoordherstel
We kennen het allemaal nog wel: zinloos ‘in de wacht’ als je de helpdesk belt omdat je je wachtwoord bent vergeten. Ook daar maakt de moderne werkplek korte metten mee. Is een medewerker zijn – of haar – wachtwoord vergeten? Dan kan hij deze opnieuw instellen zonder tussenkomst van een beheerder of helpdesk. Dat scheelt een heleboel telefoontjes naar de helpdesk en daarmee zinloos gewacht.
7 Beveiliging
Vandaag de dag is het niet meer de vraag of je te maken krijgt met een cyberaanval, maar wanneer. Een goede beveiliging moet dus integraal onderdeel zijn van een moderne werkplek. Vandaag de dag is het geen kwestie meer van je PC’s beveiligen, maar je data moet worden beveiligd. Microsoft Defender voor Office 365 is een slimme oplossing voor slimme mensen. Zo worden controles uitgevoerd op malafide links in e-mails, bijlagen, phishing- en spam- mails en op malware. Berichten die je zelf verstuurd naar externe ontvangers moeten uiteraard zodanig worden versleuteld dat de ontvanger het bericht kan openen.
Nieuwsgierig?
Benieuwd hoe zo’n moderne werkplek ook jouw organisatie verder kan helpen? We helpen je graag. Elke organisatie heeft z’n eigen behoeften, wensen, eisen en prioriteiten. Daarom is een moderne werkplek opgebouwd uit een aantal componenten, die zo kunnen worden ingericht dat de moderne werkplek je past als een fijne oude jas. Neem gerust contact met ons op. Als gecertificeerde solution provider van Microsoft denken we graag met je mee.
De specialisten van Prodeta ICT
