Het nieuwe kantoor is hybride. Ook na de versoepelingen. Wat betekent dit voor mijn organisatie en hoe zorg ik dat mijn mensen optimaal kunnen samenwerken?
De rol van kantoor verandert
Uit onderzoek blijkt dat bijna twee derde van de werknemers het thuiswerken positief heeft ervaren. Ruim 75 procent zag het wegvallen van de reistijd als grootste voordeel. Maar ook het zelf kunnen indelen van de werktijd en het tussendoor kunnen doen van wat huishoudelijke klusjes is als prettig ervaren. Dat wil niet zeggen dat we helemaal niet meer naar kantoor willen, want we hebben ook zeker nadelen ondervonden. Drie kwart van de werknemers mist het spontane contact en het face-to-face-overleg met collega’s en 71 procent mist het fysieke overleg met de leidinggevende. Thuiswerken is dus niet meer weg te denken, maar ook het kantoor zal zeker blijven. Wel zal de rol van het kantoor er anders uit gaan zien. Kantoor wordt dé plek voor ontmoetingen, creatieve processen en groepsoverleggen. De thuiswerkplek is ideaal voor werk dat veel concentratie vereist, zoals het schrijven van een rapport of om te videobellen. Daarmee zal een hybride vorm van werken ontstaan. Hoe faciliteer je dat?
Vier zaken om over na te denken.
1 Samenwerkingsplatform
Allereerst is het zaak te zorgen voor een goed samenwerkingsplatform. Met Microsoft Teams kunnen je medewerkers niet alleen videobellen en chatten, ze kunnen ook realtime samenwerken aan documenten.
2 Hybride vergaderen
Met de Yealink-vergaderoplossing voeg je niet alleen een fysieke vergaderruimte toe als online meetingroom in Microsoft Teams, het helpt je ook je vergaderruimtes te reserveren en beheren. Zo kunnen medewerkers optimaal overleggen, of ze nu virtueel aanwezig zijn of in levenden lijve.
3 Denk na over een deskbookingtool
Wie komt wanneer naar kantoor? En hoe zorg je ervoor dat teams toch tijd samen doorbrengen? Om ook op lange termijn een flexibel en goed geoptimaliseerd hybride kantoor te hebben, kom je met een Excel-spreadsheet niet weg. Denk daarom na over een goede deskbookingtool.
4 Blijf verbonden
Als leidinggevende sta je voor een extra uitdaging. Hoe blijf je verbonden nu je medewerkers niet allemaal – tegelijk – op kantoor zijn. Blijf in verbinding met je mensen door op regelmatige basis een-op-een-meetings in te plannen. Die kunnen ‘live’ zijn, of virtueel, maar zorg dat je weet hoe je medewerkers zich voelen. Hoe gaan ze om met de nieuwe, hybride, werksituatie? Voelen ze zich goed? Wat hebben ze nodig om optimaal te presteren?
Zes vragen
Bij Prodeta geloven we in de kracht van cloudgebaseerde oplossingen, maar alleen als die naadloos aansluiten bij jouw wensen. Alleen zo voegt de cloud waarde toe. Technologie kan nog zo mooi zijn, als het je niet past, heb je er niets aan. Om te komen tot de perfect passende oplossingen, zijn dit de zes vragen die wij jou stellen voor we aan de slag gaan.
Nieuwsgierig?
Benieuwd hoe we met een moderne werkplek ook jouw organisatie verder kunnen helpen? Als gecertificeerde solution provider van Microsoft denken we graag met je mee. Neem gerust contact met ons op.
De specialisten van Prodeta ICT
