Grote kans dat je nu vanuit huis werkt. De keukentafel, logeer- of slaapkamer is omgetoverd tot thuiswerkplek maar hoe zorg je er nou voor dat het werk gewoon door kan gaan? Als je gebruik maakt van Teamfield of Office 365 zijn er veel oplossingen waarvan Microsoft Teams een veel gebruikte is.
Met Teams biedt veel mogelijkheden om online te vergaderen. 1 op 1, met je team of met een aantal (externe) projectgroepleden. Het is zelfs mogelijk om een live event / webinar voor maximaal 10.000 deelnemers op te zetten.
In dit artikel willen we een aantal tips geven om Microsoft Teams optimaal in te zetten zodat je het meeste uit een online vergadering haalt.
De vergadering voorbereiden
Online vergaderen is niet anders dan een vergadering op kantoor. Bereidt de vergadering daarom goed voor. Stel een agenda op en deel deze vooraf met de deelnemers.
De vergadering plannen
Het plannen van een vergadering kan eenvoudig vanuit Teams of rechtstreeks uit je Outlook agenda.
In Teams ga je naar Agenda en klik je op + Nieuwe vergadering. In het venster dat verschijnt kun je de vergadering gaan plannen. Nodig deelnemers uit.
Externe deelnemers? Je kunt ze eenvoudig uitnodigen via hun e-mailadres. Externe deelnemers kunnen deelnemen aan de vergadering via de link in de uitnodiging. Ook als ze zelf geen gebruik maken van Teams.
Selecteer een datum en tijd. Via de Planningsassistent kun je eenvoudig zien wie wanneer beschikbaar is.
In Outlook plan je vanuit je agenda een Teamsvergadering door in het lint te klikken op Nieuwe Teamsvergadering.
Deelnemen aan de vergadering
Deelnemen aan de vergadering gaat door in Teams op de link in de uitnodiging te volgen en te klikken op de knop Deelnemen. Maar het kan ook rechtstreeks vanuit je agenda in Teams.
Je kunt vanaf ieder apparaat deelnemen aan de vergadering. Heb je geen webcam? Gebruik dan je smartphone om toch deel te kunnen nemen aan een video vergadering.
Op het moment dat je deelneemt krijg je de mogelijkheid om je audio en video instellingen aan te passen. Zo kun je het juiste audio apparaat kiezen en in de Windows App kun je ervoor kiezen om je achtergrond te vervagen.
Alle deelnemers wachten in een virtuele lobby totdat de organisator hen toelaat tot de vergadering.
In de vergadering heb je de volgende mogelijkheden:
- Camera inschakelen
- Geluid uitschakelen / dempen
- Vergadering opnemen
- Delen van je scherm of een presentaties tonen
- Vergaderchat weergeven
- Achtergrond vervagen
- Notulen maken
Tijdens de vergadering kun je eenvoudig notulen bijhouden maar ook je scherm delen of een PowerPoint presentatie geven. Klik voor de mogelijkheden op de drie puntjes.
Tip: Spreek aan het begin van de vergadering met elkaar de huisregels af. Denk bijvoorbeeld aan het dempen van je microfoon of het stellen van vragen alleen via de chat van de vergadering.
De vergadering is afgelopen
De notulen die je tijdens de vergadering hebt gemaakt kun je eenvoudig delen door de koppeling te verzenden naar de deelnemers. Klik hiervoor op de drie puntjes in de notulen en kies Koppeling.
Als je de vergadering hebt opgenomen dan wordt deze automatisch opgeslagen in Microsoft Stream. Het is handig om een koppeling naar de video in Stream op te nemen in de notulen zodat de deelnemers of mensen die de vergadering hebben gemist kunnen terugkijken.
Meer weten?
Wil je meer weten over Microsoft Teams en de mogelijkheden voor jouw organisatie. Laat het ons weten.
