Plushome begeleidt met een team van 50 mensen inmiddels 200 jongeren die hulp nodig hebben bij een zelfstandig leven. De medewerkers van deze bijzondere organisatie werken in zelfsturende teams met grote verantwoordelijkheden. Samenwerking, overzicht, rust en optimale beveiliging van persoonsgegevens zijn hierin essentieel. Prodeta ICT heeft Plushome geholpen met de inrichting van een ICT-omgeving die beantwoordt aan deze eisen en de werkwijze van de organisatie optimaal ondersteunt. We spraken met Trudy de Groot, directrice van Plushome, en haar adviseur vanuit Prodeta ICT, Alexander Kusters, over de totstandkoming van deze ICT-omgeving en de samenwerking tussen beide partijen.
Plushome
De begeleiding van Plushome gaat niet alleen om het vinden van een huis, maar ook om begeleiding in de omgang met geld, het stimuleren van studie of werk en het onderhouden van een sociaal netwerk. Trudy: “We vinden dat alle mensen zelfstandig moeten kunnen leven. Daarom bieden we ambulante woonbegeleiding aan mensen met bijvoorbeeld een verstandelijke beperking, psychiatrische problematiek of verslaving. Elke cliënt heeft twee begeleiders die op afgesproken tijdstippen langskomen. Daarnaast bieden we ‘onplanbare’ zorg, voor het geval de cliënt stress krijgt of in een crisis terecht komt.”
Overstappen op Office 365
Plushome werkt met zelfsturende teams die verantwoordelijk zijn voor het behalen van hun doelstellingen. Om de samenwerking binnen en tussen de teams te optimaliseren, koos Plushome ervoor om over te stappen naar Office 365 van Microsoft. “Hiervoor werkten we samen met een externe partij die voor ons de migratie heeft uitgevoerd. Ik liep ertegenaan dat deze partij niet helder genoeg communiceerde over wat er moest gebeuren. Dat resulteerde erin dat we een tweede migratie moesten uitvoeren, maar op dat moment was ik het vertrouwen hierin verloren. Daarom besloot ik op zoek te gaan naar een andere ICT-partij om alles goed voor ons in te richten.”
Trudy kwam hiervoor terecht bij Prodeta ICT. “We hadden ook gesprekken met andere partijen, maar de energie in het gesprek met Robert en Alexander voelde gelijk goed aan. Ze begrepen direct waar we naar op zoek waren. Dat zeiden ze niet alleen, ze lieten het ook zien door meteen oplossingen aan te dragen en met elkaar in gesprek te gaan over de beste werkwijze voor ons. Uiteindelijk bleken ze ook nog eens niet de hoofdprijs te vragen, wat voor ons ook een grote rol speelt.”
Van zelfsturende teams naar Microsoft Teams
Alexander legt uit: “We hebben voor Plushome een nieuwe Cloud-omgeving opgebouwd, waarin we gebruik maken van de nieuwe mogelijkheden van Office 365. Zo hebben we de zelfsturende teams vertaald naar teams in Microsoft Teams. De leden van een Plushome-team zijn lid van het betreffende team in Microsoft, waarin zij hun data opslaan en gebruik maken van chats. Op deze manier is de informatie alleen toegankelijk voor leden van de betreffende groep.”
Dat bleek een goede oplossing voor Plushome. “Voorheen stroomden onze mailboxen over, maar sinds we gebruik maken van Microsoft Teams is dit veel minder geworden. Ook kunnen gericht informatie zoeken in de specifieke Teams-kanalen”, aldus Trudy.
Efficiënter werken met behulp van Workspace 365
Over de Office 365-oplossing heeft Prodeta ICT een ‘schil’ gezet, waarin alle online programma’s, zowel Office- als andere applicaties, van Plushome samenkomen in één overzichtelijk portaal voor iedere medewerker.
Medewerkers loggen in op hun Workspace 365 Portal en zien direct alle applicaties die ze nodig hebben. Trudy legt uit: “We werken met veel verschillende programma’s, zoals e-mail, salarisadministratie, ons cliëntrapportagesysteem, nieuwsbrieven, Microsoft Teams en onze planner. Medewerkers weten dan soms niet meer waar ze het zoeken moeten. Welk programma moet ik ook alweer hebben? Op welke manier kan ik daarbij inloggen? Dit kostte ons veel tijd. Het is wel heel mooi dat we met behulp van Workspace 365 een schil konden leggen over onze programma’s, waardoor alles samenkomt in een centraal dashboard. Dat geeft overzicht en rust volgens onze teamleden.”
Beveiligde apparaten
Beveiliging van cliëntgegevens is, mede door de AVG, heel belangrijk voor Plushome. Robert: “We hebben alle werkplekken, laptops, iPads en iPhones uitgerold met behulp van Microsoft Endpoint Manager. Dat zorgde ervoor dat de uitrol grotendeels automatisch ging, maar ook dat de beveiliging van de devices op een hoog niveau kwam. Ook kan bedrijfsdata alleen bekeken worden op apparaten die onderdeel uitmaken van de Plushome-omgeving. Daarnaast hebben we ‘multi factor authenticatie’ ingezet, zodat we zeker weten dat gegevens uitsluitend worden ingezien door geautoriseerde medewerkers.”
Samenwerking Plushome en Prodeta ICT
De samenwerking is beide partijen goed bevallen. Robert licht toe: “Het mooiste aan dit project vond ik de werkwijze en samenwerking. We hebben echt vanuit de bedrijfsvoering van Plushome toegewerkt naar de beste oplossing. Hiervoor moesten we Plushome heel goed leren kennen, zodat we het beste advies konden geven.”
Trudy vult aan: “De heren van Prodeta ICT zijn altijd heel vriendelijk en nemen echt de tijd om alles uit te leggen. Ik ben zorg en zij zijn ICT, dat is een gat om te overbruggen. Dat hebben ze heel goed gedaan. Als er iets misging, dan staken ze de hand in eigen boezem, dat zie je bij andere partijen zelden. Ze communiceren prettig en geven openheid van zaken. Uiteindelijk maakt het dan niet uit of alles vlekkeloos verlopen is, ik heb er een zeer goed gevoel aan overgehouden. We zijn heel blij met onze nieuwe werkwijze, die ons niet alleen veel rust maar ook een flinke tijdbesparing oplevert!
Wilt u ook vanuit uw bedrijfsprocessen opnieuw kijken naar een passende ICT-omgeving die zorgt voor verhoogde efficiëntie, rust en professionaliteit? Neem dan gerust eens contact met ons op!
Gebruikte toepassingen in deze case
Overal werken
Optimaal samenwerken
Cloud outsourcing
